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WORKFLOW
BPM se define como la administración de Procesos de Negocios, el cual se complementa con la automatización (WorkFlow), contempla la integración de las aplicaciones comprometidas en dicho proceso.
Problemática y demanda de las organizaciones
La situación actual de las organizaciones las hace caer en un estado de crisis ante ciertos factores que podrían ser minimizados e incluso eliminados, tanto interna como externamente, algunas de estas problemáticas y demandas son:
- Globalización de los mercados: Nuevas oportunidades, más competidores, nuevos escenarios.
- Mayor demanda de eficiencia administrativa.
- Exigencia permanente por lograr menores costos.
- Necesidad de mayor control.
- Mejor información de gestión.
- Posibilidad de traslado del conocimiento en la organización.
- Mayor velocidad de adaptación a los cambios.
- Necesidad de optimizar el retorno de las inversiones en tecnología (ROI).
- Pocas herramientas útiles para la toma de decisiones del manager.
- Reducción de plazos de producción.
- Flujo de los procesos de negocios a través de todas las organizaciones intervinientes en los mismos.
- Crecimiento inorgánico del sector TI.
- Aplicaciones independientes con bajo nivel de integración.
- Convivencia de plataforma y tecnologías en un mismo proceso de negocios.
- Necesidad de un punto de acceso único (Web-Enable) para cada trabajador del conocimiento.
- Demandas de integración para E-Business.
- Demandas de información (Documento) y accesibilidad del mismo.
De tal forma, se vuelve necesaria la presencia de una administración de los procesos de negocios y de un programa de administración de documentos digital.
FROST, Inc., como empresa enfocada a la Gestión de Procesos y Administración de Documentos e Imágenes cuenta con los recursos humanos y tecnología necesaria que le permitirán volver más funcional todas las actividades relacionadas de su organización.
¿En qué ayudamos?
- Proporcionando tecnología de información vanguardistas
- Brindando un servicio de consultoría especializado en el manejo y digitalización de sus documentos, creando inteligencia a sus expedientes para la toma de decisiones.
- Brindando un servicio de consultoría especializado en el levantamiento y análisis de procesos.
- Diseñando, desarrollando e implementando la gestión de sus procesos mediante Consultor/Analista y programadores expertos.
Re-Estructuración de los Procesos de Negocios
Hacer más con menos es más que un buen consejo para los negocios de hoy, es una receta para mejorar la calidad y mantener la competitividad. Para hacerlo, tanto el gobierno como los negocios deben re-pensar los procesos en todo los frente estratégicos, organizativos y tecnológicamente en forma sinérgica.
Ya sea que lo llame transformación de los negocios o re-estructuración de los procesos de negocios, esto significa que las organizaciones deben –re-diseñar los procesos críticos y capitalizar en tecnología.
¿Qué recomendamos?
“WorkFlow” e Imágenes como dos tecnologías criticas para conseguir las metas propuestas por la re-estructuración de los procesos de negocios.
¿Qué es la re-estructuración de los procesos de negocios?
En términos simples, re-estructuración de los procesos de negocios es el re-diseño de los procesos para tomar ventaja del enorme potencial encerrado en la tecnología de información.
La meta es mejorar en calidad, productividad y servicio. De este modo la tecnología es usada no solamente para automatizar o alterar procesos existentes, sino como una herramienta para cambiar fundamentalmente la forma en que las organizaciones hacen sus labores. Esto es innovación en su máxima expresión.
Las encuestas confirman que la re-estructuración de los procesos de negocios es de una realidad; la raíz de la transformación ya están en los escritorios de los gerentes alrededor del mundo desde el momento en que piensan en re-diseñar la forma de conducir sus negocios.
Por ejemplo, una encuesta realizada por IBM en el AIIM ‘92 indicaba que la re-estructuración de los procesos de negocios es una realidad más que un concepto. De los gerentes de primera línea encuestados, pertenecientes a 337 organizaciones, la mayoría dijo estar implementando re-estructuración de los procesos de negocios o considerándolo dentro del siguiente año para eliminar pasos innecesarios en pro de lograr un manejo óptimo del trabajo.
¿Qué es Workflow?
Por definición, el software provee un medio de automatizar y controlar completamente el trabajo como esta definido, asignado, priorizado y distribuido entre la gente de un mismo grupo, en departamentos a lo largo de la organización.
Este debe incluir un poderoso conjunto de herramientas gráficas que los profesionales puedan usar para definir su propio proceso de negocios sin necesidad de aprender un lenguaje o codificar. Para manejar herramientas graficas se requiere muy poco entrenamiento, por lo que es muy fácil controlar electrónicamente todos los aspectos del trabajo.
Dado que la forma en que una organización procesa su trabajo, están en constantes cambios las condiciones del negocio cambian, la gente es reubicada aparecen nuevas fuentes de información o se encuentran nuevas formas de automatizar funciones que hasta la fecha no lo son, los profesionales pueden usar herramientas graficas para modificar los procesos en el momento que se requiere.
Con la habilidad de mejorar continuamente los patrones de trabajo, medida y refinar la productividad, los profesionales pueden ayudar a su organización a lograr las metas de re-estructuración de los procesos de negocios para mejorar el servicio al cliente, calidad y competitividad.
Sistemas de imágenes que ayudan a lograr los objetivos.
WorkFlow e imágenes no son sinónimos. El WorkFlow ayuda a los profesionales a lograr significativamente una mayor productividad y eficiencia en sus procesos de negocios. Para maximizar los procesos, los programas de WorkFlow, en nuestro caso el BPMAnyWhere tiene también la capacidad de manejo de imágenes asociados a los procesos.
El mismo es una opción más que primordial para que las organizaciones obtengan un beneficio total de BPMAnyWhere, el procesamiento de imágenes es la herramienta que provee el máximo control y flexibilidad. Sin procesamiento de imágenes, el WorkFlow, podrá automatizar un menor número de procesos.
La mayor barrera para tener el trabajo terminado es el tiempo que se pierde para acceder a los documentos necesarios. Los trabajos pueden complicarse por errores en el archivo o por pérdidas de documentos. Históricamente, el mayor impacto del proceso de imágenes en cualquier industria que use papeles en forma intensiva, es una significativa reducción en la cantidad de papeles manejados. Una vez capturados e indexados en un sistema de imágenes, puede en muchos casos, ser descartado. Desde este punto, la imagen del documento digitalizado es manejada enteramente desde las estaciones de trabajo de los usuarios (su aplicación de WorkFlow).
Integrando programas de WorkFlow con procesamiento de imágenes, los profesionales pueden controlar la manera en que las imágenes pueden ser integradas o combinada con otros tipos de información o aplicación y ser distribuida para ser accedida por todos los empleados que lo requieran.
Mejor acceso a la información
BPMAnyWhere, ayudan a conseguir la información correcta en la estación de trabajo de cada empleado, incluyendo cómo y cuándo deben ser terminadas las etapas del proceso, ayudando a cada persona a tomar mejores decisiones.
El procesamiento de imágenes facilita el acceso a archivos electrónicos, eliminando la necesidad de esperar que los expedientes o archivos basados en papel pasen de una persona a otra. Distintos empleados en distintas estaciones de trabajo pueden completar su parte del proceso simultáneamente. Esta transferencia electrónica y el compartir información aceleran significativamente los procesos que requieren múltiples etapas y múltiples fuentes de información.
Direccionamiento inteligente
Algunos procesos requieren un direccionamiento o secuencias automatizadas, la tarea es direccionada electrónicamente de una persona a otra, de una ubicación a otra. En un departamento de cuentas por pagar, por ejemplo, una factura puede ser procesada en la estación de trabajo de una persona, se coloca, se queda en espera hasta que la información adicional requerida llegue y luego automáticamente es transferida a la estación de trabajo de la persona que realice el trabajo final.
Otros procesos requieren procesamiento concurrente o paralelo. El trabajo puede ser direccionado concurrentemente a través de varios departamentos para completar enteramente las funciones requeridas. BPMAnyWhere proveer la capacidad de esperar la terminación de todas las tareas necesarias, colocar los resultados todos juntos y presentarlos a la siguiente persona en el proceso. Por ejemplo, una solicitud de crédito puede ser direccionada al departamento de créditos para revisar el estado financiero del solicitante y al departamento inmobiliario para la tasación del inmueble.
Ambos reciben la solicitud de crédito concurrentemente y pueden culminar su trabajo simultáneamente. BPMAnyWhere espera por ambos enviando los correspondientes recordatorios o avisos si el tiempo establecido ha expirado, y luego envía la solicitud con los informes al oficial de crédito responsable por la aprobación final.
Hay procesos que requieren direccionamiento condicional, el cual el procesamiento del trabajo es determinado por una aplicación tradicional o la acción de un empleado o una información identificada dentro del trabajo. Por ejemplo, si el reclamo por un seguro de un auto es por más de 1.000 (mil) dólares, este será direccionado y procesado en forma diferente que uno por menor valor.
BPMAnyWhere proveer direccionamiento inteligente junto con la habilidad para manejar procesos excepcionales o manejos especiales Un ejemplo puede ser la necesidad de intervención gerencial o la aprobación previa antes de que la tarea pase al próximo puesto.
Conclusión
Soluciones que incluyan WorkFlow ayudan a las organizaciones a mejorar el flujo del trabajo, acelerando los servicios, mejorando la calidad, la productividad y competitividad. Combinado con los beneficios del procesamiento de imágenes, estas soluciones proveen un medio versátil para optimizar el trabajo tanto a nivel de la organización como de los departamentos.
Con estas soluciones, los profesionales serán capaces de hacer más de lo que hacen mejor, mejorar su operación cuando y como ellos vean la necesidad y no quedar atrapados en procesos existentes.
TRES TIPOS DE WORKFLOW
WorkFlow se define típicamente en tres amplias categorías que van desde los más complejos y estructurados hasta los que usan E-Mail (correo electrónico).
WorkFlow de Producción:
El WorkFlow orientado a producción o transacciones es usado en aplicaciones tradicionales gobernadas por una serie de normas y procedimientos. Requieren personal para realizar tareas repetitivas en las cuales los documentos pueden requerir ser accedidos por pedido (días, meses o aun años después). Además, se requieren reglas para crear y mantener un registro de auditoría de cada documento. Ejemplos de este tipo incluyen líneas de crédito, reclamos, etc.
WorkFlow AD-HOC:
El WorkFlow orientado a proyectos o AD-HOC incluye un indefinido grupo de personas con fechas específicas para realizar tareas. Este tipo de WorkFlow implica una gran cantidad de tiempo para su coordinación. Es típicamente de corta vida y desestructurado, variando mucho en su complejidad. Ejemplos de este tipo son: desarrollo de planes estratégicos, diseño de productos, evaluación de un producto, etc.
WorkFlow Administrativo:
Esta categoría incluye tareas de rutina simples usando correo electrónico. El intercambio de información tiene lugar en forma electrónica.
¿CÓMO IDENTIFICO LA NECESIDAD?
El siguiente cuestionario puede ayudarnos a identificar posibles lugares con alto potencial para desarrollar proyectos de imágenes y WorkFlow
- ¿Hay una cantidad significativa de papeles?
- ¿Hay personal dedicado exclusivamente a manejar papeles?
- ¿Es el papel usado para tomar decisiones o llevar adelante procesos?
- ¿Hay una pesada carga de trabajo generada por archivo -recuperación - archivo?
- ¿Más de un usuario necesita el mismo papel?
- ¿Lo necesitan al mismo tiempo?
- ¿Se hacen múltiples fotocopias regularmente?
- ¿Se necesitan los papeles en más de un lugar?
- ¿Se pierden frecuentemente los papeles?
- ¿El trabajo es impactado significativamente por el manejo de papeles?
Si la respuesta a varias de estas preguntas es SI, entonces estaremos en presencia de un potencial proyecto de imágenes.
¿SON IMPORTANTES ALGUNOS DE ESTOS BENEFICIOS?
- Re-asignación de puestos de trabajo redundantes
- Eliminar problemas de espacio
- Bajar el costo de los suministros
- Mejorar equipo obsoleto
- Integridad de la información
- Mejorar la productividad
- Dar rapidez al proceso
- Mejorar la moral de la gente
- Reducir costos
- Mejorar la imagen
- Mejorar el servicio a los usuarios
- Proveer nuevos servicios
Si algunos de estos beneficios son importantes, entonces las probabilidades de éxito para un proyecto de imágenes son muy altas.
- Eficiencia en los procesos y estandarización de los mismos.
- Control de los procesos y posibilidad para monitorear el estado actual de las tareas así como observar la evolución de los planes de trabajo realizado.
- Asignación de tareas mediante la definición de roles dentro la empresa, eliminando la tediosa tarea de asignar los trabajos caso por caso.
- Mejor atención y relación con sus clientes y proveedores.
WorkFlow™ permite proporcionar grandes beneficios a las organizaciones. Dichos beneficios no redundan únicamente en el ahorro de tiempo, en el manejo de papeles, que en un principio era uno de los principales problemas a resolver. Son varias las razones para el uso de la tecnología de WorkFlow™.
El WorkFlow™ permite automatizar diferentes aspectos del flujo de la información: rutiar los trabajos en la secuencia correcta, proveer acceso a datos y documentos, y manejar ciertos aspectos de la ejecución de un proceso.
La diversidad de procesos que pueden haber en una organización nos lleva a pensar en la existencia de diferentes WorkFlow™. El WorkFlow™ da a una empresa la posibilidad de automatizar sus procesos, reducir costos, y mejorar servicios. Las organizaciones que no evalúan esta tecnología podrían encontrase con desventajas en un futuro.
WorkFlow™ Permite a las organizaciones de ser mas competitivas y puede adaptarse siempre a las demandas futuras.
WorkFlow™ demuestra ser una aplicación muy poderosa para el alcance que requieren de las empresas modernas.
- WorkFlow Base Server
- WorkFlow Database Administrator
- WorkFlow Form Builder
- WorkFlow Web Server
- Administración flexible y sencilla de derechos de administración
- Una sola aplicación para todas las funciones administrativas
- Integración Microsoft Office
- Reconocimiento de formulario
- Administración de Proceso
- Actividad completa de logging
- Control de Retención de Documento
CAPTURE DE IMAGEN & WORKFLOW
Las aplicaciones de Workflow® permiten el movimiento inteligente de documentos, ya sea que hayan sido convertidos en imágenes a través de un escáner o que el documento haya sido creado de manera digital. Este tipo de aplicación puede ser muy útil cuando la información debe pasar de un lugar a otro en un orden determinado o siguiendo un patrón establecido. Un ejemplo de esto puede ser una operación de envió de pedidos por correo, donde estos pedidos para ser enviados pasan primero por la aprobación de crédito. Las ordenes para envíos y las aplicaciones de crédito que entran en el sistema pueden ser primero enviados al departamento de crédito. Después que la información es procesada en el departamento de crédito es enviada automáticamente al departamento encargado de despacho de envíos si el crédito fue aprobado. Si el crédito fue negado entonces la información será enviada al representante de ventas.
Mientras que un sistema de workflow® puede ser muy útil para organizaciones que manejan grandes cantidades de información la cual debe ser procesada siguiendo pasos determinados, un sistema de este tipo requiere un administrador que lo implemente, desarrolle y mantenga para poder conservar la lógica del sistema.
La captura de imágenes digitales y el workflow®, son tecnologías que se combinan dentro del campo de la computación para optimizar el almacenaje, la recuperación, distribución y protección de documentos en papel y de manera digital. Esta creciente tecnología tiene aplicaciones y beneficios para todo tipo de negocios independientemente de su tamaño. Nunca va a haber un mejor momento para que usted empiece a implementar la captura de imágenes en su negocio.
En términos más sencillos, la captura de imágenes se refiere a la práctica de guardar documentos (usualmente utilizando un escáner) como imágenes digitales. Un buen sistema de captura de imágenes puede guardar lo que sea desde letras y formas, hasta grandes mapas, dibujos, fotografías, ilustraciones y más. A diferencia de los programas de computadora que requieren que la información este en el formato de códigos binarios para poder ser entendidos por el ordenador, el sistema de captura de imágenes puede trabajar con la información que usted tiene en papel que es la herramienta con la que se maneja su empresa en el mundo real.
Una vez los documentos que tiene en papel hayan sido capturados por nuestro sistema de captura de imágenes y hayan sido transformados a imágenes digitales, usted podrá acceder a esta información desde su computador, lo que le permitirá hacer tareas como distribuir y enviar información desde su ordenador. La información almacenada de manera digital ocupa solo una fracción del espacio que ocupa la información almacenada en papel. La información almacenada de manera digital puede también convertirse en portátil, ya que puede ser almacenada en CD y DVD. Cuando el sistema de captura de imágenes esta conectado a una red o a la Internet usted puede acceder a sus documentos desde cualquier parte del mundo. Otra ventaja de este sistema es que aunque muchas personas accedan a la información, nunca corre el riesgo de que los documentos se pierdan o se archiven en el lugar equivocado.
Poderosas herramientas como la indexación de direcciones o el uso de motores de búsqueda, reduce el tiempo invertido tratando de acceder diferentes documentos, de horas y días a tan sólo unos cuantos segundos. Características de seguridad le permiten saber quien accedió y trabajó en la información buscada. Las imágenes digitales pueden también ser protegidas al enviarlas a otros lugares fuera de la oficina donde pueden ser almacenadas seguramente y así proteger la información de ser perdida si algo llegara a pasarle a los originales. Un sistema simple de captura de imágenes consiste en un buen escáner, una computadora o servidor para guardar las imágenes digitales y un sistema operacional para el ordenador o software para poder administrar, buscar y ver las imágenes.
No se equivoque pensando que cualquier escáner y cualquier sistema operativo para la captura de imágenes le pueden servir. Aun las más pequeñas aplicaciones con este tipo de sistema requieren una consulta con un profesional en captura de imágenes. Dado el potencial de retorno en la inversión que tiene este sistema de captura de imágenes para su empresa utilice las herramientas necesarias para completar el trabajo de la mejor manera.
Para mayor información, sírvase ponerse en contacto con uno de nuestros representantes.
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